Archivberäumung /Archiventsorgung

Warum professionelle Archiventsorgung?

Wenn Sie Ihre gewerblichen oder privaten Unterlagen sicher und fachgerecht entsorgen wollen, lautet der Fachbegriff dafür: „professionelle Aktenvernichtung“.
Doch die geschäftlichen Akten mit einem herkömmlichen Aktenvernichter zu schreddern, reicht durch die aktuelle Gesetzeslage meist nicht aus und ist auch noch mühsam.

Diese Vorgaben sind vor allem aus der Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). In diesen gesetzlichen Vorgaben werden sogenannte „Technische und Organisatorische Maßnahmen“ (kurz: TOM), definiert, die in der ISO 21964 (DIN 66399) beschrieben werden.

Auch im Privathaushalt bestehen Risiken wie Datenlecks oder Zugriff durch Unbefugte. Papier und Datenträger sollten nicht einfach in den Müllcontainer, sofern die Daten nicht korrekt vernichtet werden. Das betrifft naturlich auch die Dokumente aus dem Homeoffice.

Um der Gefahr unbefugten Zugriffs vorzubeugen, emfehlen wir unsere professionelle und preiswerte Dienstleistung der Archiventsorgung.
Als spezialisierter Partner möchten Sie gerne dabei unterstützen und erstellen für den Prozess ein Vernichtungszertifikat für Privat und Gewerbekunden.

Wann dürfen aufbewahrungspflichtige Unterlagen vernichtet werden?

Gemäß den gesetzlichen Vorschriften gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für verschiedene Arten von Dokumenten. Steuerlich relevante Unterlagen müssen in der Regel für 10 Jahre aufbewahrt werden, während Dokumente mit Geschäftskorrespondenz (z.B. Schriftverkehr) nur für 6 Jahre aufbewahrt werden sollen.

Es ist jedoch wichtig, die spezifischen Aufbewahrungsfristen für jeden Einzelfall zu überprüfen, da es Ausnahmen geben kann. Fragen Sie dazu am besten Ihren Steuerberater bevor Sie mit der Archiventsorgung starten. Alternativ können Sie in unsere Liste zur Aufbewahrungsfrist schauen --> hier zur Liste

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Privatpersonen?

Im Laufe eines Lebens fallen viele Unterlagen an. Häufig ist es nicht nötig, sie dauerhaft aufzubewahren. Doch für manche Unterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Zum Beispiel sollten Rechnungen und Zahlungsbelege mindestens 24 Monate aufbewahrt werden.
Auch hier können Sie Ihre Dokumente zur Aktenvernichtung geben, wenn die entsprechende Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

wir empfehlen dazu den Artikel der Verbraucherzentrale: https://www.verbraucherzentrale.de

Wie kann ich mein Archiv entsorgen?

Als Privatperson können Sie genauso wie gewerbliche Kunden Ihre Akten zu einem Vernichtungsstandort bringen oder abholen lassen. Die Abgabe kann direkt in dem Vernichtungsbetrieb erfolgen oder auf einem Wertstoffhof. Sie sollten dabei aber viel Wert auf die Sicherheit legen und Ihre Akten vor Ort nur in verschließbare Sicherheitscontainer einwerfen. Unser Team steht Ihnen zur Beratung bei der Archivberäumung gern zur Verfügung.
Rufen Sie uns an oder Schreiben Sie uns eine E-Mail.

In welchen Größen gibt es die Sicherheitsbehälter?

Datentonnen werden in vielen unterschiedlichen Größen angeboten. Die Spanne reicht von 10 bis 3.000 Aktenordnern. Also zwischen 10 kg und 10 t.
Im Büro werden die Container mit Rollen aufgestellt. Diese passen durch Türen und in den Aufzug.

Kleiner Sicherheitscontainer: 70 Liter Container, das entspricht etwa zehn gefüllten Aktenordnern.

Mittlere Sicherheitscontainer: 240 Liter Container, das entspricht etwa 30 gefüllten Aktenordnern

Großer Sicherheitscontainer: 350 Liter Container, das entspricht etwa 50 gefüllten Aktenordnern

Die verschließbaren Großraumcontainer von REISSWOLF gibt es zwischen 7m³ und 30 m³.

Diese wurden speziell für ihren Verwendungszweck entwickelt und werden für größere Archiventsorgungen ab 500 Aktenordnern genutzt.
Alle Modelle sind durch ein Sicherheitsschloss vor unbefugtem Zugriff gesichert und für die Dauer- und Archiventsorgungen zur Außenaufstellung geeignet.

Was darf in die Aktenvernichtungscontainer?

• Aktenordner aus Pappe (Metallbügel werden mit geschreddert)
• Dokumentenmappen aus Pappe oder Papier
• Hängeregister mit Bügel aus Pappe oder Papier
• Hefter aus Papier
• lose Dokumente, Unterlagen, sonstiges Papier
• Kunststofffolien in Ordnern sind in geringen Mengen erlaubt

Tackernadeln, Büroklammern usw. dürfen am Papier verbleiben. Festplatten oder andere Datenträgen müssen in einem zusätzlichen Container abgeholt werden!