Akteneinlagerung im Aktenlager von REISSWOLF

1. Smart – lagern Sie Ihre Akten einfach aus.  

So sparen Sie Raum- und Personalkosten und können sich wieder voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Wir kümmern uns um die datenschutzkonforme Aufbewahrung und Archivierung, Verwaltung und Vernichtung Ihrer Akten und Daten.

2. Business – verwalten Sie Ihre ausgelagerten Akten.

Dafür haben wir exklusiv unsere webbasierte RWAM (REISSWOLF Archiv Management Software) entwickelt. Mit Hilfe des RWAM-Webportals verwalten und recherchieren Sie in Ihrem Bestand – dies alles absolut sicher verschlüsselt und mit passwortgeschütztem Zugriff. Bei Bedarf stellen wir Ihnen umgehend die gewünschten Unterlagen zu.
Die digitale Datenverwaltung funktioniert selbstverständlich niederlassungsübergreifend. Das ist speziell für überregional strukturierte Unternehmen ein enormer Vorteil. Mit der REISSWOLF Archiv-Software können Sie jederzeit den kompletten Dokumentenbestand überprüfen und benötigte Daten lokalisieren.

Bring- und Abholservice REISSWOLF

REISSWOLF bietet Ihnen mehrere Archivstandorte in Deutschland und Europa. Die vielen Fahrzeuge bieten ein optimales Logistiknetzwerk für den Bring- und Abholservice für Kunden. Spezell der Standort in "Mitteldeutschland" verfügt allen über vier Niederlassungen, mit der wir täglich in ganz Mitteldeutschland für unsere Kunden unterwegs sind. Egal ob in Bautzen, Chemnitz, Dresden, Freiberg, Gera, Greiz, Görlitz, Halle, Erfurt, Jena, Leipzig, Plauen, Suhl oder Zwickau.

Der Prozess der externen Aktenlagerung

Der Prozess der externen Aktenlagerung ist ein strukturierter und sicherer Ablauf, der Unternehmen hilft, ihre Dokumente effizient und sicher zu verwalten. Hier sind die wesentlichen Schritte dieses Prozesses:

1. Bedarfsanalyse und Planung

Der erste Schritt im Prozess der externen Aktenlagerung ist die Bedarfsanalyse. Unternehmen evaluieren ihren aktuellen und zukünftigen Lagerbedarf, um festzustellen, welche und wie viele Dokumente ausgelagert werden sollen. Dies beinhaltet die Identifikation von Akten, die selten benötigt werden, und die Festlegung von Zugriffshäufigkeiten sowie Aufbewahrungsfristen.

2. Vorbereitung der Dokumente

Bevor die Akten ausgelagert werden, müssen sie ordnungsgemäß vorbereitet und kategorisiert werden. Dies umfasst das Sortieren, Etikettieren und gegebenenfalls Digitalisieren von Dokumenten. Eine detaillierte Inventarisierung erleichtert später das Auffinden und Verwalten der Akten. dazu werden Barcodes auf den Aktenrücken geklebt und mit der Datenbank verknüpft.

3. Transport und Übergabe

Wir organisieren nach Abstimmung den sicheren Transport der Akten zu unseren Lagerstätten. Dabei werden spezielle Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Dokumente während des Transports zu gewährleisten.

4. Lagerung und Verwaltung

In der externen Lagerstätte werden die Dokumente in gesicherten und klimaüberwachten Räumen aufbewahrt. REISSWOLF nutzt moderne Lagerverwaltungssysteme, um die Akten effizient zu katalogisieren und zu verwalten. Dies ermöglicht eine schnelle und einfache Auffindbarkeit der Dokumente bei Bedarf.

5. Zugriff und Abruf

Unternehmen können jederzeit auf ihre ausgelagerten Dokumente zugreifen. Wir bieten Ihnen dazu unser Online-Portal (RWAM) an, über das Unternehmen Dokumente anfordern oder deren Status überprüfen können. Physische Dokumente werden auf Anfrage sicher an das Unternehmen geliefert, während digitale Kopien oft sofort verfügbar sind.

6. Sicherheitsmaßnahmen

Während der gesamten Lagerdauer stellen wir sicher, dass die Dokumente durch umfassende Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind. Dazu gehören Zugangskontrollen, Überwachungssysteme und Brandschutzvorrichtungen. Regelmäßige Audits und Sicherheitsüberprüfungen garantieren die Einhaltung der höchsten Sicherheitsstandards.

7. Vernichtung und Entsorgung

Wenn Dokumente das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreichen oder nicht mehr benötigt werden, sorgt REISSWOLF für eine sichere und datenschutzkonforme Vernichtung. Dies beinhaltet dass Schreddern der Akten, um sicher zu stellen, dass sensible Informationen nicht rekonstruiert werden können.

8. Reporting und Compliance

Unser Archivprogramm bietet umfassende Reporting-Tools an, welches Unternehmen hilft, ihre Compliance- und Aufbewahrungsanforderungen zu überwachen. Dies umfasst Berichte über den Lagerbestand, Zugriffe, Zugriffsrechte und Vernichtungen.

9. Laufende Unterstützung und Beratung

Wir bieten auch laufende Unterstützung und Beratung an, um sicherzustellen, dass die Dokumentenverwaltung stets den aktuellen Anforderungen und gesetzlichen Vorschriften entspricht. Dies beinhaltet regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Lagerstrategien.

Durch die Einhaltung dieser strukturierten Prozesse können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumente effizient, sicher und rechtskonform verwaltet werden.

Warum Sie Akten extern lagern sollten

Die Entscheidung, Akten extern bei einem Dienstleister zu lagern, bietet eine Vielzahl an Vorteilen und ist eine strategische Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens:

• Wertvolle Ressourcen sparen: Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während ein Spezialist die Aktenverwaltung übernimmt.
• Zukunftssicherheit: Durch die Nutzung moderner Technologien und professioneller Dienstleistungen stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente sicher und effizient verwaltet werden.
• Nachhaltigkeit fördern: wir bieten bieten umweltfreundliche Lösungen zur Aktenlagerung und anschließender Vernichtung.

Fazit:

Die externe Lagerung von Akten bei dem REISSWOLF-Archivservice bietet zahlreiche Vorteile, von Platzersparnis und erhöhter Sicherheit bis hin zu optimierten Geschäftsprozessen und Kosteneffizienz. Indem Sie Ihre Akten extern lagern, können Sie wertvolle Ressourcen sparen, gesetzliche Vorschriften einhalten und die Effizienz Ihres Unternehmens steigern.

Investieren Sie in die externe Aktenlagerung und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen, die diese moderne Lösung bietet. Optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung, erhöhen Sie die Sicherheit und stellen Sie sicher, dass Ihre wertvollen Informationen jederzeit verfügbar und geschützt sind.