Archivierung von Akten
Sie können individueller archivieren, als Sie denken.
Das tagtägliche Geschäft wäre umso wirtschaftlicher, platz- und zeitsparender, könnte man sich allein durch zukunftsorientiertes Aktenmanagement immer auf das Wesentliche konzentrieren, um diese wichtigen Ressourcen freizusetzen. Archivieren Sie Ihre Akten mit dem REISSWOLF-Archivservice und lagern Sie Ihre Akten und Dokumente extern aus. Lassen Sie sich gern dazu kostenfrei von uns beraten.
Unser zukunftsorientiertes Aktenmanagement, von REISSWOLF unterstützt Sie sowohl bei der einfachen Aktenlagerung für die reine Aufbewahrung und „Dann-und-wann-Zugriffe“ als auch beim ganzheitlichen Archivservice. Mit unserem Online-Tool RWAM können Sie Ihre Dokumente jederzeit verwalten und bestellen. Die Transporte des Hol- und Bringdienstes zählen seit Jahrzehnten zu unseren Kernkompetenzen.
Bei einen schnellen Zugriff haben Sie immer die Option, Ihre Akte digital zu über das sichere Portal zu erhalten. Somit lassen sich die geforderten Informationen gleich schnell mit anderen teilen.
Ihr Ansprechpartner
Marcel Rietzschel
Tel. 03722- 50 51 62 88
Was lagert Ihr REISSWOLF-Archiv-Service alles ein?
Durch die Vielzahl an unterschiedlichen Regalsystemen ist für jeden etwas dabei. Der REISSWOLF-Archiv-Service unterstützt Sie bei der Planung, Abholung und Verwaltung der Dokumente. Benötigte Akten werden je nach Service-Level, an Sie übermittelt.
Für die Aktenarchivierung bieten wir Ihnen unterschiedliche Varianten zur Lagerung an:
- Ordner (schmal und Dick)
- Mappen und Hefter
- Eigene Kartons (klein und groß)
- Archivschachteln
- Paletten und Gitterboxen
- Archivierung von Datenträgern (Backup, Computer)
- Eigener abgeschlossener Bereich kann angemietet werden (mit und ohne Regal)
- Lagerung von Proben und Rückstellmuster
Wie bekommen Sie Ihre archivierten Dokumente zurück?
Nach der Einlagerung in unser Archiv bleiben Ihre Dokumente, über unser Onlineportal jederzeit für Sie greifbar. Alle berechtigten Personen können schriftlich oder über eine geschützte Internetverbindung in den für Sie freigegebenen Archivbeständen recherchieren und Archiveinheiten anfordern.
Die Abforderung erfolgt auf Grundlage der vorab vereinbarten Service-Level, z.B.
- Scan on Demand (die Dokumente werden online bereitgestellt)
- Ausleihe innerhalb von vier Stunden
- Ausleihe innerhalb von 1 bis 5 Werktage
- Ausleihe im Rahmen einer Tour
- Selbstabholung
Nach Einsicht Ihrer Akten holen wir diese wieder in unser Archiv zurück.
Was Kostet die Archivierung von Akten?
Die Abrechnung erfolgt je nach Einheit, siehe oben. Sie bezahlen also nur den aktuellen Lagerbestand bei uns. Dieser kann durch jährlich anstehende Vernichtung gemindert oder durch neue Akten erweitert werden. Ein interner Umzug ist durch die "chaotische Lagerung" mittels Barcodes nicht notwendig.
Faktoren, die die Kosten der Archivierung von Akten beeinflussen
Die Kosten der Archivierung hängen von mehreren Schlüsselfaktoren ab. Hier sind die wesentlichen Aspekte, die die Gesamtkosten beeinflussen:
- Volumen der zu archivierenden Akten:
- Vorbereitung und Sortierung:
- Archivierungsmethode:
- Zugriff und Verwaltung:
- Aufbewahrungsfristen und Vernichtung:
Durchschnittliche Kosten der Archivierung von Akten
Die Kosten für die Archivierung von Akten können stark variieren. Hier sind einige durchschnittliche Preisspannen, um Ihnen eine Orientierung zu geben:
- Physische Archivierung pro Ordner: Die Lagerkosten für physische Akten können zwischen 0,06 € und 0,09 € Netto pro Ordner im Monat liegen, abhängig von der Menge und Lagerdauer
- Physische Archivierung pro Karton: Die Lagerkosten für physische Kartons können zwischen 0,30 € und 0,65 € Netto pro Karton im Monat liegen, abhängig von den Maßen, Menge und Lagerdauer
Zum Vergleich - die digitale Archivierung von Akten:
Pro Seite scannen: Die Kosten können zwischen 0,05 € und 0,50 € Netto pro gescannter Seite liegen, abhängig von der Dokumentenart und den Scananforderungen
Einsparpotenziale durch effiziente Archivierung
Obwohl die Archivierungskosten anfangs hoch erscheinen können, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Kosten zu optimieren und langfristig zu sparen:
- Optimierung der Dokumentenaufbereitung: Durch effiziente Vorbereitung und Sortierung der Dokumente können die Kosten für die Archivierung gesenkt werden. Schauen Sie vor der Auslagerung ob Sie auch Akten vorab schon vernichten können.
- Regelmäßige Überprüfung: Durch die jährlich anstehende Vernichtung, kann der Mietbestand und somit auch die Kosten für die Archivierung reduziert werden
Fazit:
Die Preise für die Archivierung von Akten variieren je nach Umfang, Art der Dokumente, gewählter Archivierungsmethode und zusätzlichen Anforderungen. Durch ein besseres Verständnis der verschiedenen Kostenfaktoren und die Nutzung moderner Technologien können Sie die Effizienz steigern und gleichzeitig Kosten optimieren.
Effiziente und sichere Dokumentenverwaltung
Die Archivierung von Akten ist ein essenzieller Prozess für Unternehmen und Organisationen, um Informationen sicher, effizient und langfristig zu verwalten. Eine gut durchdachte Dokumentenverwaltung trägt zur besseren Organisation, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Optimierung von Geschäftsprozessen bei.
Erfahren Sie mehr wie unser externer Archivierungsprozess abläuft, welche Technologien und Methoden zum Einsatz kommen und welche Vorteile eine professionelle Aktenarchivierung mit sich bringt.
Der Prozess der Archivierung von Akten
Die Archivierung von Akten umfasst mehrere Schritte, die sicherstellen, dass Dokumente strukturiert und sicher aufbewahrt werden:
- Erfassung und Sortierung:
- Vorbereitung der Akten:
- Digitalisierung (optional):
- Sichere Aufbewahrung:
- Verwaltung und Zugriff:
- Aufbewahrungsfristen und Vernichtung:
Technologien und Methoden der Aktenarchivierung
Für eine effektive Aktenarchivierung stehen verschiedene Technologien und Methoden zur Verfügung:
- Hochleistungsscanner: Geräte zur schnellen und präzisen Digitalisierung von Dokumenten.
- OCR-Software: Technologie zur Texterkennung und Durchsuchbarkeit digitalisierter Dokumente.
- DMS-Software: Systeme zur Verwaltung, Suche und Zugriffskontrolle von archivierten Dokumenten.
- Cloud-Speicher: Sichere Online-Speicherlösungen zur langfristigen und flexiblen Archivierung digitaler Dokumente.
- Klimaüberwachtes Archiv: Spezielle Lagerungseinrichtungen zur Sicherstellung der physischen Unversehrtheit von Dokumenten.
Vorteile der Archivierung von Akten
Eine professionelle Aktenarchivierung bietet zahlreiche Vorteile:
- Effiziente Dokumentenverwaltung: Strukturierte Aufbewahrung und einfache Zugänglichkeit von Dokumenten steigern die Effizienz.
- Platzersparnis: Digitalisierung und kompakte Lagerung reduzieren den physischen Platzbedarf.
- Sicherheitsverbesserung: Bessere Kontrolle und Schutz vor Datenverlust oder unbefugtem Zugriff.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Gewährleistung der Compliance durch Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen.
- Kosteneinsparung: Langfristige Reduktion von Lager- und Verwaltungskosten durch optimierte Archivierungsprozesse.
- Umweltfreundlichkeit: Verringerung des Papierverbrauchs und Förderung nachhaltiger Geschäftspraktiken durch Digitalisierung.
Fazit:
Die Archivierung von Akten ist ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Dokumentenverwaltung. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien und gut strukturierter Prozesse können Unternehmen und Organisationen die Effizienz günstig steigern, Kosten senken und die Sicherheit ihrer Informationen gewährleisten. Eine professionelle Aktenarchivierung trägt zudem zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei und unterstützt nachhaltige Geschäftspraktiken.
Investieren Sie in eine effiziente und sichere Aktenarchivierung und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen, die diese moderne Lösung bietet. Optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung, verbessern Sie die Sicherheit und Zugänglichkeit Ihrer Informationen und sichern Sie sich langfristige Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne.