Archivierung und deren Abläufe
Sicherheit steckt im Detail
Wichtiges Merkmal des REISSWOLF Archivierungs-Services ist eine in sich geschlossene, nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifizierte Service- und Sicherheitskette: Von der Abholung über die Archivierung und Lagerung der Dokumente bis hin zu ihrer zeitnahen Vernichtung nach Ablauf der Fristen garantiert REISSWOLF seinen Auftraggebern gesicherte Prozesse. Das beginnt mit der Abholung und dem Transport der Akten in Fahrzeugen mit geschlossenen Sicherheitsaufbauten. Vor der Einlagerung werden die Ordnerrücken Barcode-gestützt erfasst und die Aktenordner in Archivierungshallen eingelagert, die mehrfach gegen Brand, Einbruch und unbefugten Zutritt gesichert sind.
Mit der webbasierten Archivierungssoftware RWAM hat der Kunde jederzeit Zugriff auf seinen gesamten externen Datenbestand. Und das nicht nur zu jeder Tageszeit und weltweit, sondern online von seinem eigenen Computer aus. Denn die Software RWAM erlaubt es dem Auftrag-geber, eigene Nutzerkreise und -rechte zu definieren und gibt ihm auf Wunsch über jeden Datenzugriff detailliert Auskunft. So lässt sich der Status aller Aktenbewegungen von der Anforderung über die Auslieferung an den Kunden bis hin zum Datum der erfolgten Wiedereinlagerung direkt am Bildschirm einsehen – sogar der anfordernde Sachbearbeiter ist verifizierbar.
Moderne Verschlüsselungsstandards gewährleisten die notwendige Sicherheit der Software und stellen sicher, dass die Kunden-Benutzerkennung wie die Rechte-Ebenen und eventuelle Zugriffsbeschränkungen eingehalten werden.
Wird eine Akte angefordert, stellt der REISSWOLF Betrieb sie binnen kürzester Zeit zur Verfügung und lagert sie wieder ein, wenn sie nicht mehr benötigt wird. Auf Wunsch werden dem Kunden auch einzelne Dokumente per „Scanning on demand“ zur Verfügung gestellt.