Digitaler Posteingang, digitalisieren Sie Ihre Post automatisch
Der digitale Posteingang von REISSWOLF ist eine einfache Plug-n-Play-Lösung. Es braucht keine Installation, keine Umrüstung der eigenen Systeme. Nur eine Entscheidung: heute mit dem papierlosen Büro zu starten. Abgesichert durch die höchsten REISSWOLF Sicherheitsstandards für Ihre Daten. Lassen Sie uns gemeinsam die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden und Ihren Posteingang digitalisieren.
Wie funktioniert der Digitale Posteingang?
Bearbeiten Sie den Posteingang Ihrer geschäftlichen- oder privaten Briefpost vollständig digital in Ihrer persönlichen Postbox.
Nach Einrichtung des Nachsendeauftrags (ausgenommen sind Pakete) gelangen die Briefe automatisch zu uns und werden dann tagesaktuell gescannt. Im Anschluss laden wir die digitale Post in Ihr System oder in unser Onlineportal, welches wir Ihnen zur Verfügung stellen. Das kann in einem Sammelordner erfolgen oder durch individuelle Anpassungen unterschiedlich zugeordnet werden. Die Daten können Sie am PC oder mobil abrufen.
Wichtige Briefsendungen, welche Sie im Original (Papierform) benötigen, können Sie sich von uns als Paket oder an eine andere Adresse zusenden lassen.
Damit wird ausgeschlossen, dass der Brief durch den Nachsendeauftrag wieder zu kommt. Die eingescannte Briefsendungen verbleibt im digitalen Archiv.
Nicht mehr benötigte Briefsendungen vernichten wir für Sie kostenlos nach den gesetzlichen Vorgaben.
1. Umleiten
Sie haben die Wahl: Entweder stellen wir Ihnen ein digitales Postfach zur Verfügung und leiten die gesamte Eingangspost über einen Nachsendeauftrag um. Oder Sie richten ein Postfach ein und lassen nur die Post ausgewählter Geschäftskontakte darüber an uns senden.
2. Scannen
Aus jedem Brief wird dank High-End-Scanner ein PDF-Dokument mit Volltextsuche. Datenschutzkonform und standardisiert. Die Originalpost wird standardmäßig für 4 Wochen archiviert und anschließend sicher vernichtet.
3. Klassifizieren
Die gesamte Eingangspost wird auf Ihren Wunsch in unterschiedliche Dokumentenarten eingeteilt, wie z. B. Rechnung, Werbung, Bestellung, und kann so schneller zugeordnet werden. Auf Wunsch werden auch die enthaltenen Daten ausgelesen – für eine einfachere Bearbeitung.
4. Zustellen
Ihre digitalisierte Eingangspost wird als Inklusivleistung über unsere Cloud-Plattform zur Verfügung gestellt. Alternativ übergeben wir die digitalen Daten sicher per VPN in Ihr Netzwerk oder speisen es direkt in ein bestehendes DMS ein. Wenn gewünscht auch direkt an den richtigen Ansprechpartner. Gerne ermöglichen wir darüber hinaus die Einbindung in andere Systeme.
Digitalisieren Sie Ihre Briefpost mit dem passenden Angebot von REISSWOLF
Die Preise für das Scannen Ihrer Briefpost können Sie aus der Tabelle oder aus unserem Webshop entnehmen. Dort können Sie auch gleich den Auftrag auslösen.
Bitte wählen Sie in dem Bestellprozess die Regelung für den Nachsendeauftrag aus. Dabei können Sie auswählen ob Sie diesen selber anlegen wollen (günstiger) oder mit einer Vollmacht die Aufgabe an uns übertragen.
1 Alle Originale können über den gesamten Archivierungszeitraum (mindestens 30 Tage ), als UPS- oder DHL-Päckchen
angefordert werden. Kosten: 0,90 € pro Originalanforderung, zzgl. Porto gem. UPS-Tarif.
2 Unsere Preise verstehen sich zzgl. Mehrwertsteuer.
1 Monat Mindest-Vertragslaufzeit und monatlich kündbar
Kostenlose Archivierung für mindestens 30 Tage, Speicherung in deutschen Rechenzentren
Mit der App kann von unterwegs überall die Tagespost eingesehen und direkt bearbeitet werden.
Effizient, bequem und
unkompliziert in Prozesse einbinden.
Mit dem digitalen Posteingang von REISSWOLF findet Ihre Eingangspost den direkten Weg in bereits vorhandene digitale Prozesse. Ohne Umwege, ohne Standortbindung und ohne Ausfälle durch Urlaubs- oder Krankentage.
Ihre Post. Unser Digital-Service. Ihre Vorteile.
Wir machen aus Ihrer täglichen Unternehmenspost einen übersichtlichen digitalen Posteingang. Genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt und ohne Mindestmenge.
Die Inklusiv-Leistungen Ihres digitalen Posteingangs:
- High-End-Scan der Tagespost
- Volltexterkennung
- Bereitstellung im Online-Portal
- Bereitstellung über VPN
- Archivierung der Originale für 4 Wochen
- Datenschutzkonforme Vernichtung der Originale
Zubuchbare Optionen für noch mehr Effizienz:
Sollten Sie Fragen haben, lassen Sie sich einfach von uns beraten.
Klassifizierung der Post
in Rechnung, Bestellung, Vertrag, Angebot, Lieferschein u.v.m. für eine direkte Bearbeitung.
Einbindung in bestehendes DMS
Die Integration der Eingangspost kann auch direkt in ein Dokumenten-Management-System erfolgen.
Auslesen der Empfänger
Dokumente werden direkt Abteilungen, Mitarbeitern etc. zugeordnet und so in die richtigen Prozesse gegeben.
Rechnungserkennung
Abgleich mit Ihren ERP-Systemen und automatische Übergabe an Ihr DMS/ECM für den Prüfungs- und Freigabeprozess.
Dauerhafte Online-Speicherung
im Cloud-Archiv auf Servern in Deutschland für optimale Datensicherheit.
Physische Langzeitarchivierung
Einlagerung der Eingangspost in Hoch-sicherheitsarchiven für bedarfsgerechte Dokumentation.
Physische Zustellung der Originale
Schnellstmöglich über den regulären Postweg, wenn doch mal ein Original benötigt wird.
Die Vorteile des digitalen Posteingangs:
- tagesaktuelle Aktualisierung Ihrer Eingangspost
- sichere maschinelle Brieföffnung
- High-End-Scanning unter strengsten Datenschutzbestimmungen
- optische Zeichenerkennung für einfache Volltextsuche
- schneller Zugriff: zeit- und standortunabhängig
- Plug-n-Play-Lösung ohne Installation
- unkompliziert einbindbar in Ihre Systeme und digitalen Prozesse
- Datenspeicherung auf Servern in deutschen Rechenzentren
- sichere Langzeitarchivierung inkl. zertifizierter Vernichtung möglich
Digitale Unternehmenspost – mit garantierter Sicherheit.
Jahrzehntelange Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Daten machen REISSWOLF zum idealen Partner für die Digitalisierung Ihrer Unternehmenspost. Denn für uns ist Datenschutz kein Service-on-top, sondern Kernleistung.
Sie haben Fragen zum Digitalen Posteingang? Sie möchten direkt ein unverbindliches Angebot?
Dann schreiben Sie uns – und wir melden uns schnellstmöglich zurück.