Startseite » Sie befinden sich hier: Digitalisierung » Digitalisierung von Akten

Digitalisierung von Akten beim Scandienstleister

Wir Digitalisieren Ihre Akten & Dokumente

Nutzen Sie unseren REISSWOLF Scanservice für Ihre Akten. Mit unseren Digitalisierungsdienstleistungen können Sie Ihre Altbestände oder die täglich anfallenden
Akten schnell und zuverlässig digitalisieren. Durch unsere Texterkennung werden Sie und Ihre Mitarbeiter jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle finden.
Bei Bedarf können wir die analogen Strukturen Ihrer Akten übernehmen. Somit finden Sie Ihre gewohnte Struktur nach der Digitalisierung wieder.
Die Digitalisierung von Akten schafft einen großen Mehrwert für Unternehmen und Privatpersonen. Lassen Sie sich von unserem Team gern dazu beraten oder schauen Sie hier in unsere Preisübersicht zum digitalisieren von Akten.

Digitale Akte

Die digitale Archivierung ist oftmals mit der Frage verbunden ob die digitalisierte Akte auch dieselbe Beweiskraft haben und ob die Dokumente anschließend vernichtet werden können?

Sauber dokumentierte und ausgelagerte Scanprozesse helfen die Beweiskraft von Belegen zu erhalten. Auch ist es von Vorteil, wenn ein ISO 27001 zertifizierter Dienstleister eingesetzt wird.
Als Scandienstleister planen und dokumentieren wir gemeinsam mit Ihnen den gesamten Ablauf mittels Verfahrensdokumentation und Signatur. Somit ist jeder Bearbeitungsstatus immer nachvollziehbar und überprüfbar.
Die Signatur und das PDF/A-Format stellt einen wichtigen Bestandteil für die revisionssichere Archivierung dar. Es soll die originalgetreue Darstellung von Dokumenten auch in ferner Zukunft gewährleisten.
Zusätzlich bieten unsere Einstellungen eine punktgenaue Recherche, Volltextsuche und viele weitere
Funktionen, die das tägliche Arbeiten im Archiv vereinfachen.



Wie wird die Akte digitalisiert?

Wir holen Ihre Dokumente ab und bringen sie in unseren Archivstandort. Dort digitalisieren wir Ihre Akten mit modernsten Hochleistungsscannern und Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen. Qualifizierte Mitarbeiter steuern und überwachen den Scan-Prozess. Das Ergebnis sind PDF / A-Dateien. die für eine Langzeitarchivierung geeignet sind und über eine Volltext-OCR-Erkennung für die Schlagwortsuche verfügen. Pro Akte erstellen wir für Sie eine PDF / A-Datei, die nach der Originalakte benannt wird. Auf Wunsch werden die in der Originalakte enthaltenen Registerbezeichnungen in der digitalisierten Akte abgebildet.

Übergabe der digitalen Dokumente

Ihre digitalisierten Akten stellen wir Ihnen über ein von Ihnen favorisiertes Medium zur Verfügung, wie z. B. CD / DVD / Webarchiv, ftp-Server usw.

Die Revisionssichere Ablage können wir Ihnen auch bei größeren Datenmengen, mittels externen Speichermedium, durch ein selbsttragendes Archiv ermöglichen.

Transport der Akten

An mehreren Standorten in Deutschland gibt es unsere Archivstandorte.

Das macht den Transport ohne zusätzliche Unternehmen einfacher. Gerade in großen Städten wie Hamburg, Dresden, Frankfurt, Erfurt, Köln, Berlin, Leipzig können wir damit punkten.

Danach haben Sie folgende Optionen:

  • Die Akten können wir Ihnen auf Wunsch wieder zurückschicken
  • Die Akten können auf Wunsch nach dem elektronischen Signieren oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nach DSGVO fachgerecht vernichtet werden.
  • Akten sind häufig teure Mieter. Denken Sie darüber nach, ob Sie Ihre Akten in unser Sicherheitsarchiv auslagern. Selbstverständlich unter höchsten Sicherungsbedingungen.

Wir bieten Ihnen die Digitalisierung von:

Posteingang • Verträge • Urkunden • Mieterakten • Rechnungen • Buchungsbelege • Schriftwechsel • Personalunterlagen • Patientenunterlagen
 • E-Mails • Pläne etc.

Verschlagwortung (Metadaten)

Ein großer Vorteil digitaler Dokumente ist die Möglichkeit der Verschlagwortung. Neben der OCR Texterkennung, können für Datenbanken ausgewählte Dokumenteigenschaften erfasst werden.

Das betrifft die separate Registrierung spezifischer Kenndaten wie Kundennummern, Belegart oder ein Datum. Analoge Strukturen einer Akte können somit übernommen werden. Informationen auf Trennblättern oder auf dem Blatt können z.B. bei einem Import in Ihre Archivsoftware gezielt übermittelt werden.

digitale akte

Mehrwert

Schaffung von zusätzlichen Nutzflächen • Einsparungen von Personalkosten • Lagerung ohne Mehrkosten • Überblick über den Gesamtbestand aller Dokumente • schnelles Auffinden der richtigen Akten • permanente, schnelle, sichere Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten auf Akten und Daten • zertifizierte Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente

Elektronische Signatur

Mit  einer  elektronischen  Signatur  wird  die  Ausführung  eines  Prozesses  bestätigt, z.B. die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Die Signatur wird für den Nachweis genutzt, dass der Inhalt eines elektronischen Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt als Original vorlag.

Service

Transport mittels Sicherheitsbehälter  • Abholung der Akten durch REISSWOLF Personal, verpflichtetes und qualifiziertes Personal • kein Fremdzugriff durch Subunternehmen •  Sie erhalten pro Ordner eine durchsuchbare PDF-A-Datei • elektronische Signatur • Speicherung der Daten auf einen gewünschten Datenträger • Rückführung oder Vernichtung nach der Digitalisierung • Protokollierte Transport und Verarbeitungswege

Ihr Ansprechpartner

Marcel Rietzschel
Tel. 03722- 50 51 62 88

extern digitalisieren lassen

Prozesse bei der Digitalisierung von Akten

Die Digitalisierung von Akten umfasst mehrere sorgfältig geplante Schritte, um sicherzustellen, dass alle Informationen akkurat und effizient erfasst werden. Hier ist ein Überblick über den typischen Ablauf:

    1. Vorbereitung der Dokumente:

    • Sortieren und Organisieren: Dokumente werden nach Relevanz und Priorität sortiert.
    • Entklammern und Glätten: Entfernen von Heftklammern, Büroklammern und anderen Bindemitteln, um den Scanprozess zu erleichtern.

    2. Scannen der Dokumente:

    • Auswahl des geeigneten Scanners: Je nach Dokumententyp kommen Flachbett-, Dokumenten- oder Hochgeschwindigkeitsscanner zum Einsatz.
    • Optimale Scan-Einstellungen: Nutzung der richtigen Auflösung (meist 300 dpi), Farbmodi und Dateiformate (z.B. PDF, TIFF, JPEG).

    3. Bildvorverarbeitung:

    • Bildoptimierung: Entfernung von Rauschen, Anpassung von Kontrast und Helligkeit sowie Schräglagenkorrektur.
    • Segmentierung: Identifikation und Extraktion von Text, Bildern und Tabellen innerhalb der Dokumente.

    4. Optische Zeichenerkennung (OCR):

    • Texterkennung: Einsatz moderner OCR-Software zur Umwandlung von gedrucktem oder handgeschriebenem Text in bearbeitbaren Text.
    • Qualitätssicherung: Überprüfung und Korrektur von Erkennungsfehlern, um die Genauigkeit sicherzustellen.

    5. Speicherung und Archivierung:

    • Strukturierung und Benennung: Konsistente Benennung und logische Ordnerstruktur zur einfachen Auffindbarkeit.
    • Metadaten-Erfassung: Hinzufügen von Metadaten für eine effiziente Suche und Verwaltung.
    • Sicherheitsmaßnahmen: Implementierung von Zugriffsrechten und Verschlüsselung, um die Sicherheit der digitalen Dokumente zu gewährleisten.

    6. Integration in bestehende Systeme:

    • Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Einbindung der digitalisierten Dokumente in ein DMS für verbesserte Organisation und Zugriffskontrolle.
    • Automatisierung von Workflows: Nutzung digitalisierter Akten zur Automatisierung und Effizienzsteigerung von Unternehmensprozessen.

    Vorteile der Digitalisierung von Akten

    • Platzersparnis: Reduzierung des physischen Lagerbedarfs für Papierakten.
    • Zugänglichkeit: Schneller und einfacher Zugriff auf Dokumente von überall und jederzeit.
    • Durchsuchbarkeit: Ermöglichung der Volltextsuche in Dokumenten, was die Effizienz und Produktivität erhöht.
    • Sicherheitsverbesserung: Bessere Kontrolle über den Zugriff und die Verteilung von sensiblen Informationen.
    • Kostenreduktion: Einsparungen bei Lager-, Druck- und Verwaltungskosten.
    • Umweltfreundlichkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs und der damit verbundenen Umweltbelastung.

    Die Digitalisierung von Akten ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer effizienteren, sichereren und nachhaltigeren Dokumentenverwaltung.
    Fordern Sie jetzt Ihr persönliches Angebot dazu an.