Personalakten scannen beim Scandienstleister
Wir Scannen & Digitalisieren Ihre Personalakten
Das Scannen von Personalakten oder Mitarbeiterakten führt zu einer enormen Zeitersparnis für die Verwaltung und Pflege dieser Unterlagen. Die Optimierung Ihrer Personalabteilung durch digitalisierte Akten und die Einführung der digitalen Personalakte bedarf zunächst jedoch der Übergabe von Unterlagen mit extrem sensiblen und vertraulichen Personaldaten an einen Scandienstleister. Wir übernehmen den Transport der Akten und holen die Personalakten bundesweit direkt bei Ihrer Firma ab. Die Personalakten werden ähnlich wie bei der Aktenvernichtung in verschließbare Alucontainer verbracht oder per Versand GPS-überwacht transportiert. Unsere Prozesse sind ISO 9001, ISO 27001 und nach DIN 66399 zertifiziert.
Sollten Sie zwischendurch Ihre Akten dringend benötigen, bieten wir Ihnen hierbei die Möglichkeit, innerhalb weniger Stunden, Ihre Personalakten priorisiert zu scannen und Ihnen über unser eigenes RW fit -
Datenportal zur übertragen.
Sie können uns gern eine Personalakte für einen kostenfreien Probescan per Einschreiben zusenden.
Verschlagwortung (Metadaten)
Ein großer Vorteil digitaler Dokumente ist die Möglichkeit der Verschlagwortung. Neben der OCR Texterkennung, können für Datenbanken ausgewählte Dokumenteigenschaften erfasst werden. Das betrifft die separate Registrierung spezifischer Kenndaten wie Personalnummern, Belegart oder ein Datum. Analoge Strukturen einer Akte können somit übernommen werden. Informationen auf Trennblättern oder auf dem Blatt können z.B. bei einem Import in Ihre Archivsoftware gezielt übermittelt werden.
Wie wird die Personalakte gescannt?
Wir holen Ihre Dokumente ab und bringen sie in unseren Archivstandort. Dort scannen wir Ihre Akten mit modernsten Hochleistungsscannern und Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen. Qualifizierte Mitarbeiter steuern und überwachen den Scan-Prozess. Das Ergebnis sind PDF / A-Dateien. die für eine Langzeitarchivierung geeignet sind und über eine Volltext-OCR-Erkennung für die Schlagwortsuche verfügen. Pro Akte erstellen wir für Sie eine PDF / A-Datei (oder TIFF), die nach der Originalakte benannt wird. Auf Wunsch werden die in der Originalakte enthaltenen Registerbezeichnungen in der digitalisierten Akte abgebildet.
Übergabe der digitalen Personalakte
Ihre digitalisierten Akten stellen wir Ihnen über ein von Ihnen favorisiertes Medium zur Verfügung, wie z. B. CD / DVD / Webarchiv, Sftp-Server usw.
Die Revisionssichere Ablage können wir Ihnen auch bei größeren Datenmengen, mittels externen Speichermedium, durch ein selbsttragendes Archiv ermöglichen.
Transport der Akten
An mehreren Standorten in Deutschland gibt es unsere Archivstandorte.
Das macht den Transport ohne zusätzliche Unternehmen einfacher. Gerade in großen Städten wie Hamburg, Dresden, Frankfurt, Erfurt, Köln, Berlin, Leipzig können wir damit punkten.
Danach haben Sie folgende Optionen:
- Die Akten können wir Ihnen auf Wunsch wieder zurückschicken
- Die Akten können auf Wunsch nach dem elektronischen Signieren oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nach DSGVO fachgerecht vernichtet werden.
- Akten sind häufig teure Mieter. Denken Sie darüber nach, ob Sie Ihre Akten in unser Sicherheitsarchiv auslagern. Selbstverständlich unter höchsten Sicherungsbedingungen.
Mehrwert
Schaffung von zusätzlichen Nutzflächen • Einsparung von Personalkosten • Lagerung ohne Mehrkosten • Überblick über den Gesamtbestand aller Dokumente • schnelles Auffinden der richtigen Akten • permanente, schnelle, sichere Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten auf Akten und Daten • zertifizierte Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente
Elektronische Signatur
Mit einer elektronischen Signatur wird die Ausführung eines Prozesses bestätigt, z.B. die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Die Signatur wird für den Nachweis genutzt, dass der Inhalt eines elektronischen Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt als Original vorlag.
Service
Transport über Sicherheitsbehälter • Abholung der Akten durch REISSWOLF Personal, verpflichtetes und qualifiziertes Personal • kein Fremdzugriff durch Subunternehmen • Sie erhalten pro Ordner eine durchsuchbare PDF-A-Datei • elektronische Signatur • Speicherung der Daten auf einen gewünschten Datenträger • Rückführung oder Vernichtung nach der Digitalisierung • Protokolierte Transport und Verarbeitungswege
Ihr Ansprechpartner
Marcel Rietzschel
Tel. 03722- 50 51 62 88
Personalakten Scannen Lassen: Effizienz und Sicherheit in der Personalverwaltung
Das Scannen von Personalakten ist ein wesentlicher Schritt zur Modernisierung und Effizienzsteigerung in der Personalverwaltung. Unternehmen und Organisationen profitieren enorm von der Digitalisierung ihrer Personalakten, da sie dadurch Prozesse optimieren, die Zugänglichkeit verbessern und die Datensicherheit erhöhen können. In diesem Text erfahren Sie, wie der Scanprozess von Personalakten abläuft, welche Technologien dabei zum Einsatz kommen und welche Vorteile die Digitalisierung mit sich bringt.
Der Prozess des Scannens von Personalakten
Das Scannen von Personalakten erfordert spezielle Techniken und Geräte, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen präzise und sicher erfasst werden. Hier sind die typischen Schritte:
- Vorbereitung der Akten:
- Scannen der Akten:
- Bildvorverarbeitung:
- Optische Zeichenerkennung (OCR):
- Speicherung und Archivierung:
- Integration in bestehende Systeme:
Vorteile des Scannens von Personalakten
Das Scannen von Personalakten bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die einfache Umwandlung von Papier in digitale Formate hinausgehen:
- Verbesserte Zugänglichkeit: Schneller und einfacher Zugriff auf Personalinformationen von überall und jederzeit.
- Erhöhte Sicherheit: Bessere Kontrolle über den Zugriff auf sensible Informationen und Schutz vor Datenverlust durch physische Schäden.
- Platzersparnis: Reduzierung des physischen Lagerbedarfs und Freigabe wertvollen Raums für andere Zwecke.
- Effizienzsteigerung: Beschleunigung administrativer Prozesse und Reduzierung von Suchzeiten durch digitale Durchsuchbarkeit.
- Kostenreduktion: Einsparungen bei Lager-, Druck- und Verwaltungskosten durch den Wegfall physischer Dokumente.
- Umweltfreundlichkeit: Verringerung des Papierverbrauchs und Förderung nachhaltiger Geschäftspraktiken.
Anwendungsbereiche des Scannens von Personalakten
Das Scannen von Personalakten findet in verschiedenen Bereichen der Personalverwaltung Anwendung:
- Große Unternehmen und Konzerne: Digitalisierung umfangreicher Personalakten und -dokumente zur Verbesserung der Verwaltung und Effizienz.
- Mittelständische Unternehmen: Umwandlung von Personalakten in digitale Formate zur Vereinfachung der Dokumentenverwaltung und zur Steigerung der Effizienz.
- Öffentliche Verwaltung und Behörden: Sicherung und Digitalisierung von Personalakten zur besseren Organisation und Archivierung.
- Bildungseinrichtungen: Verwaltung von Personalunterlagen für Lehrkräfte und Mitarbeiter in digitaler Form zur Verbesserung der Zugänglichkeit und Effizienz.
Fazit:
Das Scannen von Personalakten ist ein unverzichtbarer Schritt für Unternehmen und Organisationen, die ihre Effizienz steigern, Kosten senken und gleichzeitig die Sicherheit und Zugänglichkeit von Personalinformationen verbessern möchten. Durch die Implementierung moderner Scan- und OCR-Technologien können physische Personalakten schnell und präzise in digitale Formate umgewandelt werden, was eine nachhaltige und zukunftsorientierte Verwaltung ermöglicht.
Investieren Sie in die Digitalisierung Ihrer Personalakten und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen, die diese moderne Technologie zu bieten hat. Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, verbessern Sie die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Personalinformationen und tragen Sie aktiv zur Verbesserung der Personalverwaltung bei.
Wir bieten Ihnen auch die Digitalisierung von:
Posteingang • Verträge • Urkunden • Rechnungen • Buchungsbelege • Schriftwechsel • Patientenunterlagen • Mieterakten • E-Mails • Zeichnungen, etc.