DMS - System REISSWOLF f.i.t Webbasierendes Dokumentenmanagementsystem

REISSWOLF f.i.t. ist eine Software mit ECM-Funktionalität (Enterprise-Content-Management), die dem Hochladen, Speichern, Verwalten und Austauschen von Daten im Sinne eines Dokumenten-Management-Systems dient. Die Software ist webbasiert und dementsprechend mit Internetzugang sofort einsetzbar und überall verwendbar.

Da REISSWOLF f.i.t. ein webbasiertes System ist, wird auf das System u¨ber einen der gängigen Webbrowser wie Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Google Chrome zugegriffen. Aus Sicherheitsgru¨nden wird lediglich eine aktuelle Version des Browsers verlangt bzw. die Vorläufer-Version. Zusätzlich kann man auch die mobile App nutzen.

Investitionen in Hard- und/oder Software sind in der Regel gar nicht nötig. Wir empfehlen lediglich einen leistungsfähigen Dokumentenscanner. Es fällt nur eine monatliche Grundgebühr an, die neben Speicherplatz jederzeit nutzbaren Support und Updates beinhaltet.

REISSWOLF f.i.t. ist intuitiv bedienbar und für alle, die täglich mit Microsoft Office arbeiten in der Regel selbsterklärend. Unserer Erfahrung nach beträgt der Schulungsaufwand maximal zwei-drei Stunden. IT-affine User können sich mit dem übersichtlichen Handbuch auch problemlos direkt alleine zurecht finden.

Ja. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Antworten auf offene Fragen zu bekommen. Zum einen über den Hilfe-Button direkt in REISSWOLF f.i.t. oder auch über unsere Website mit Telefon-Hotline oder Support Mailadresse.

Die Daten werden 6-fach redundant auf von uns administrierten Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert. Ihre Daten gehören ausschließlich Ihnen und werden von uns immer nach den aktuellsten datenschutzrechtlichen Vorgaben geschützt.

Sehr sicher. Alle gängigen, aktuellen Sicherheitsfeatures sind Standard. Eine SSL-Verschlüsselung sorgt dafür, dass Ihre Daten abhörsicher übertragen werden. Der Login erfolgt optional über eine 2-Faktor Authentifizierung (z.B. SMS-Tan). Die Server stehen in einem zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentrum und werden durch sehr strenge Zutrittsbeschränkungen und Firewalls geschützt. Und natürlich gibt es regelmäßige Sicherheits-Updates.

REISSWOLF f.i.t. bietet verschiedene Möglichkeiten für den Dokumenten-Import. Digital vorhandene Dokumente können über einen Dateimanager oder die Drag & Drop Funktion in das System transferiert werden. Analoge Dokumente können per Web-Scan direkt in das System archiviert werden.

Um Dokumente direkt in das REISSWOLF f.i.t. System via Webscan zu archivieren benötigen Sie lediglich einen TWAIN-kompatiblen Scanner.

In REISSWOLF f.i.t. können sämtliche Dokumententypen archiviert werden.

Unbedingtes Ja. REISSWOLF f.i.t. ist insbesondere für den KMU-Bereich entwickelt worden und kann für das elektronische Datenmanagement von jedem genutzt werden – vollkommen branchenunabhängig. Je nach Bedarf kann man es unternehmensweit oder auch nur innerhalb bestimmter Abteilungen einsetzen.

Durch die Option Ordner und Berechtigungen individuell einzurichten und anzupassen, eignet es sich hervorragend für den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien mit externen Partnern, Kunden oder Mandanten.

Selbstverständlich. Sie haben die Möglichkeit individuelle Berechtigungen zu vergeben oder Zugriffsrichtlinien festzulegen, mit denen Sie die Verfügbarkeit des Systems tageszeit- und ortsabhängig einschränken können. Sie können zum Beispiel den zugriffsberechtigten IP-Kreis so definieren, dass ein Zugriff auf das System ausschließlich innerhalb Ihrer Bürogebäude möglich ist.

So viele, wie Sie möchten.  Die Anzahl der möglichen User ist nicht begrenzt.

Revisionssicher bedeutet, dass REISSWOLF f.i.t. den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, § 257 HGB), der Abgabenordnung (§ 146, § 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und anderen rechtlichen Vorgaben entspricht. D.h., dass jedes Dokument unveränderbar archiviert wird, jederzeit wiederauffindbar ist, Änderungen separat gespeichert und protokolliert werden und das Dokument keinesfalls während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden kann.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre Dokumente in REISSWOLF f.i.t. zu organisieren und zu suchen. Neben einer klassischen Ordnerstruktur und der Möglichkeit zur Verschlagwortung ist auch die Suche nach Inhalten möglich. Mit der optischen Zeichenerkennung OCR werden gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder auch Digitalbilder durchsuchbar gemacht und ermöglichen auch bei großen Datenmengen eine effiziente Text-Suche.

Dokumentenbezogene Termine oder Workflows sind möglich. Es gibt beispielsweise eine Erinnerungsfunktion für anstehende, überfällige Aufgaben oder auch die Möglichkeit Reports zu Dokumenten zu erstellen oder den Posteingang vollständig digital zu bewerkstelligen. Bei Bedarf nach individuellen Workflows einfach nochmals bei uns nachfragen.