British American Tobacco.
Die British American Tobacco (Germany) GmbH (BAT) ist ein Tochterunternehmen von British American Tobacco p.l.c., dem global zweitgrößten privatwirtschaftlichen Hersteller von Tabakprodukten. Mit Lucky Strike und Pall Mall gehören unter anderem zwei der beliebtesten Zigarettenmarken zum Portfolio des Unternehmens. Zudem ist das Unternehmen mit der Marke Vype auf dem deutschen Markt für E-Zigaretten positioniert. Die Geschäfte in Deutschland werden seit 1926 von der Zentrale in Hamburg aus gesteuert.
Am Standort in Bayreuth produziert BAT Tabakwaren für den nationalen und internationalen Markt und entwickelt Flavours für E-Zigaretten.
Leistungen
- Aktenvernichtung von jährlich ca. 60 Tonnen Papier, in mehr als 35 dauerhaft bereitgestellten Sicherheitsbehältern
- Office Waste-Entsorgung diverser Abfallfraktionen (z. B. Elektronik-Schrott, Leuchtstoffröhren, Kartonagen, Büromöbel) Mengen jährlich ca. 9 Tonnen
- Produktvernichtung, z. B. Werbematerialien, Zigarettenchargen
- Archivierung von 9.000 Akten-Kartons im REISSWOLF-Archiv
Die Aufgabe
2008 begann die Zusammenarbeit zwischen der BAT und REISSWOLF Hamburg mit der Akten- und Datenvernichtung. In einer Ausschreibung überzeugte REISSWOLF die BAT mit seinen hohen Sicherheits- und Servicestandards. 2012 folgte der Bereich Archivierung. Seitdem werden Akten und Ordner der BAT bei REISSWOLF auch archiviert. Entscheidend für den Ausbau der Zusammenarbeit war für die BAT, dass die Akten- und Datenvernichtung und Archivierung in einer Hand liegen und nicht durch verschiedene Dienstleister abgewickelt werden. Als weiteres ausschlaggebendes Entscheidungskriterium trug die REISSWOLF Archivierungssoftware – dazu bei, dass der Kunde sich bei der Archivierung ebenfalls für REISSWOLF entschied. Über ein gesichertes Web-Portal mit Zugriff zu jeder Zeit und von jedem Ort bietet die Archivierungssoftware von REISSWOLF dem Anwender die Übersicht, Organisation und Verwaltung seines gesamten Aktenbestandes im Archiv.
» Die REISSWOLF Archivierungssoftware bietet dem Anwender orts- und zeitunabhängigen Zugriff
über ein gesichertes Web-Portal. «
Die Umsetzung
Für die Akten- und Datenvernichtung wurden bei der BAT 30 REISSWOLF 240er Sicherheitsbehälter auf verschiedenen Etagen aufgestellt. Diese befinden sich an sogenannten Multifunktionsplätzen, neben Geräten wie beispielsweise Kopierern. Um die REISSWOLF Behälter optisch an die Bürolandschaft der BAT anzupassen wurden spezielle Verkleidungen für die Sicherheitsbehälter angefertigt. Die Mitarbeiter haben dort die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Dokumente datenschutzkonform der Vernichtung zuzuführen.
Aktenvernichtung Plus: Um sicherzustellen, dass kein Blatt Papier ungeschreddert im Altpapier landet, sammelt das Reinigungspersonal zusätzlich das an den Arbeitsplätzen anfallende Papierkorbpapier ein und füllt dieses ebenfalls in größere REISSWOLF Sicherheitsbehälter mit einem Fassungsvermögen von 500 l.
Das REISSWOLF Sicherheits-Umleerfahrzeug fährt den Tabakkonzern täglich von Montag bis Freitag an und leert alle bereitgestellten Sicherheitsbehälter in einem komplett geschlossenen Sicherheitssystem. Hermetisch abgesichert wird das gesamte Material anschließend in den REISSWOLF Betrieb gefahren und im Hochleistungsschredder taggleich in der von der BAT gewünschten Schutzklasse und Sicherheitsstufe gemäß DIN 66399 und Bundesdatenschutzgesetz vernichtet.Jährlich vernichtet REISSWOLF für die BAT ca. 60.000 kg Papier.
In einigen Projektteams der British American Tobacco, in denen besonders sensible Dokumente anfallen, stehen die “Kleinen Helden“ von REISSWOLF. Kleine Hochleistungsschredder, die das Papier in ganz besonders kleine Teilchen nach DIN 66399, Sicherheitsstufe 5 vernichten. Andere Datenträger, wie CD-Rom‘s, Sticks, aber auch Elektronik-Schrott, Leuchtstoffröhren, Styropor, Pappe, Kartonagen, Büromöbel, Folien, sogar Zigarettenchargen und Werbematerialien werden ebenfalls durch REISSWOLF vernichtet.
Für die regelmäßige Archivierung stehen bei der BAT REISSWOLF Archivkartons bereit, die von den Abteilungen gepackt und regelmäßig von REISSWOLF Mitarbeitern zur Archivierung abgeholt werden.
Einmal wöchentlich gibt es eine feste Tour von REISSWOLF zur BAT. Dann werden die von den Mitarbeitern über die Software RWAS angeforderten Akten angeliefert und gleichzeitig nicht mehr benötigten Akten wieder mit ins REISSWOLF Archiv zurückgeführt.
In dringenden Fällen können die Akten dem Kunden auch per Expresslieferung innerhalb von 3 Stunden zur Verfügung gestellt werden. Jede archivierte Akte ist mit einem Barcode versehen. Dieser ist mit dem Barcode des dazugehörigen Archivkartons verknüpft und dieser wiederum mit dem Barcode des Stellplatzes im REISSWOLF Archiv. Somit ist sichergestellt, dass keine Akte verloren geht.
Wenn die BAT eine endgültige Vernichtung archivierter Akten veranlassen möchte, wird die Vernichtung des jeweiligen Kartons in der REISSWOLF Archivierungssoftware per Mouseklick bestätigt und zusätzlich eine schriftliche Bestätigung erteilt. Somit ist die Vernichtung der Akten doppelt gesichert und es werden unbeabsichtigte Vernichtungen vermieden.
Der Kundennutzen
Durch die lückenlose REISSWOLF Vernichtungskette, angefangen beim Sicherheitsbehälter in den Büros bis hin zum Sicherheits-Umleerfahrzeug, ist für den Kunden gewährleistet, dass seine Akten datenschutzkonform und sicher vernichtet werden.
Durch die externe Archivierung seiner Akten im Hochsicherheitsarchiv spart der Kunde Kosten für Archivräume und Personal und kann sicher gehen, dass seine Unterlagen nie verloren gehen und vor Wasser-, Einbruch- und Brandschäden geschützt sind.
Das Kundenfeedback
Der Kunde lobt die gute Betreuung durch feste Ansprechpartner während und auch nach der Projektabwicklung und betont die Sicherheit der Akten, die durch die datenschutzkonforme Archivierung und Vernichtung der Akten mit REISSWOLF gewährleistet ist. Schnelle Zugriffsmöglichkeiten und die einfache Verwaltung der Akten über die REISSWOLF Archivierungssoftware haben sich bei der täglichen Arbeit bewährt und durch das einfache Handling überzeugt.
» Tägliche Leerung der Sicherheitsbehälter und tägliche Vernichtung im Hochsicherheitsschredder. «
Die Perspektive
Bei der Aktenarchivierung besteht jederzeit die Möglichkeit, diese dahingehend zu erweitern, dass angeforderte Akten dem Kunden über das sichere Cloud-Archiv REISSWOLF f.i.t. einfach und schnell digital zur Verfügung gestellt werden. Damit würde REISSWOLF die BAT bei dem Übergang von der physischen in die digitale Arbeitswelt begleiten.