SENVION (REpower Systems AG).
Die SENVION GmbH (ehem. REpower) zählt zu den führenden Herstellern von Windenergieanlagen der Multimegawatt-Klasse. Dieser Erfolg basiert unter anderem auf einem besonderen markt- und zugleich kundenorientierten Unternehmenskonzept. Neben der Entwicklung, Produktion und dem Vertrieb von technologisch anspruchsvollen und zuverlässigen Onshore- und Offshore-Windenergieanlagen bietet SENVION intelligente und professionelle Dienstleistungen wie umfassende Wartungs- und Servicepakete.
Durch die Präsenz an den entscheidenden Stationen der Wertschöpfungskette verfügt SENVION über umfangreiches Know-how in allen Bereichen der Windenergie-Branche. So steht der Name heute für ein erfolgreiches Unternehmen, das nicht nur ökologisch, sondern vor allem auch ökonomisch überzeugt.
Leistungen
- Einführung ECM ELOprofessional
- Digitalisierung von 3.204.229 Seiten in 6.022 Ordnern
- Anbindungen an MS Office
- Physische Einlagerung von Akten
Die Aufgabe
Der Auftraggeber SENVION beabsichtigte, ein abteilungsübergreifendes Enterprise- Content-Managementsystem (ECM) einzuführen. Dieses ECM sollte sich für alle Dokumentenarten eignen, in erster Linie aber für die Lebensakten der Windräder. In ihnen werden laufend die Informationen zu Wartungsarbeiten und Überwachungen protokolliert.
Gut 300 Mitarbeiter nutzen ständig diese Akten und benötigen einen schnellen Zugriff. Zudem hängt der dauerhafte und fehlerfreie Betrieb der Anlage von einer übersichtlichen Dokumentation ab. Ziel war, die insgesamt 6.022 Ordner der Lebensakten, mit ihren 3.204.229 Seiten Dokumentation sicher zu digitalisieren. Die bestehenden Microsoft-Office-Applikationen sollten ins ECM nahtlos eingebunden werden.
Die Lösung
Vor Beginn des Projektes fanden Gespräche zu Systemvoraussetzungen, Netzwerkeinbindung, Benutzerverwaltung, Storage- und Datensicherungsmanagement statt.
Das DMS ELOprofessional bietet mit seiner einfach zu strukturierenden Ablagenoberfläche eine optimale Verwaltung von Unternehmensdokumenten. Bestehende Archive wurden ad hoc verarbeitet und Altbestände extern eingelagert. Die Ergebnisse der Verarbeitung erhielt SENVION auf digitalen Datenträgern zurück, die Übergabe der Daten erfolgte anhand von spezifizierten Schnittstellen für den Import in das ECM.
Der Kundennutzen
Binnen kürzester Zeit standen den Mitarbeitern die entsprechenden Dokumente digital zur Verfügung. So kann anlageund standortübergreifend mobil auf alle Informationen und Dokumente zugegriffen werden.
Der zeitliche Aufwand der Mitarbeiter war in der Vergangenheit enorm, mühsames Suchen von wichtigen Dokumenten gehörte zum Alltag. Nun können die Dokumente direkt im System abgelegt werden und stehen allen Nutzern jederzeit und vollständig zur Verfügung. Alle Dokumente sind über eine Volltext-Suche schnell auffindbar und einzelne Arbeitsschritte wurden problemlos organisier- und steuerbar. Zusammengefasst bedeutet es betriebswirtschaftlich einen absoluten Pluspunkt.
Das Kundenfeedback
Die Anwenderschulungen vor Ort haben äußerst positive Zustimmung gefunden und die technische Umsetzung hat reibungslos funktioniert. Die Sicherheit der Akten ist gewährleistet und eine kurze Information des Kunden genügt, um die Einlagerung weiterer Akten zu veranlassen und das unbürokratisch und schnell.
Ausbau des Projektes
Das ECM soll auch zukünftig für weitere Dokumentenarten (betriebswirtschaftliche Dokumente, Personalakten, Briefe, Zeichnungen usw.) genutzt werden. Die flexiblen und anwenderfreundlichen Arbeitsprozesse des ECM sollen möglichst vielen Mitarbeitern und Abteilungen zur Verfügung stehen.